個人情報保護方針
国際婚活支援会（以下、当社という）はベトナム人女性との婚活支援および国際結婚支援に関する各種サービス（以下、本サービスという）を取り扱うにあたりお客様からお預かりする個人情報を適切に保護することが重大な社会的責務であると認識しています。国際的な出会いと結婚支援には身元確認や連絡調整や渡航支援や書類案内など多くの重要情報が伴うため当社は個人情報の重要性を深く理解し厳重な管理体制を整えています。お客様に安心してご相談いただける環境を維持するため取得から保管利用削除に至るまで慎重に対応し個人情報の漏洩紛失不正利用が生じないよう継続して管理水準の向上に努めます。したがって以下のとおり個人情報保護方針を定め適正に取り扱うことを宣言します。●第１条 個人情報の定義
個人情報とはお客様個々に関する情報であって当該情報に含まれる氏名生年月日住所電話番号電子メールアドレス勤務先家族構成相談内容渡航歴本人確認書類に関する情報その他の記述等により特定の個人を識別することができるものを指します。また他の情報と容易に照合することにより特定の個人を識別することができる情報も個人情報として取り扱います。当社では国際婚活支援や国際結婚支援の性質上通常の連絡先情報にとどまらず面談内容希望条件必要書類に関する情報なども慎重に取り扱う対象であると考え適切に管理します。
●第２条 個人情報の収集
当社は利用目的を明確にした上で個人情報をお客様から取得します。取得にあたっては本サービスの内容に応じて必要な範囲を見極め不必要な情報まで広く収集することがないよう配慮します。ご相談申込み面談書類確認連絡調整各種手続支援の場面において当社が収集する個人情報は当社が定める個人情報保護方針その他の社内規程に基づき必要最小限度の範囲内で利用させていただくことをお約束します。収集の方法は口頭書面電子メール申込フォーム通信手段その他当社が適切と認める方法によるものとし取得時には可能な限りお客様に分かりやすい説明を行います。
●第３条 個人情報の利用目的
当社が会員さまより個人情報の収集および利用を行う目的は以下のとおりと定めています。いずれの目的においても本サービスの円滑な提供と安全な運営を実現するために必要な範囲を超えて使用することはありません。取得した情報はお客様の相談内容や希望内容を正確に把握し信頼性の高い支援を行うために用いられます。
- お問い合わせに対応するため。相談内容の確認回答資料案内追加連絡対応などを適切に行うため
- 会員登録申込みについて当社所定の審査を行うため。本人確認や申込み内容の確認利用可否の判断を行うため
- 会員に対して正確な助言を行うため。ご事情やご希望に応じて適切な案内提案説明を行うため
- 国際結婚に必要な事務手続きやサービス提供を行うため。または一部代行するため。面談調整紹介業務各種確認業務渡航関連支援を含みます
- 必要書類や諸手続きをおこなうため。または助言を行うため。提出順序記載内容準備方法の案内を含みます
- 当社がご紹介する女性に対し事前に情報を提示しお見合いへの可否を要請するため。紹介の適否を判断するために必要な範囲で使用します
- 航空券ホテルなどを手配代行するため。移動宿泊日程調整に必要な範囲で利用します
- 必要書類など送付するため。郵送電子送信連絡確認その他付随業務を含みます
- 代金支払を遅滞したり当社又は第三者に損害を生じさせるなど本サービスの利用規約に違反したとき。事実確認連絡請求権利保全その他必要な対応を行うため
- 不正行為でサービス利用をしようとする会員の利用をお断りするため。または未然に防ぐための処置として必要最小限度で対処するため。不正申込み虚偽申告迷惑行為安全を損なう行為への対策を含みます
- 当社ウェブサイト又はご利用規約に規定されたことで必要最小限で個人情報を使用しないと対処できないとき。安全な運営と権利保護のための対応を行うため
- 上記の利用方法に付随する目的のため。本サービスの運営改善記録保管連絡管理確認作業その他関連する合理的な範囲の目的を含みます
当社ではお客様より取得した個人情報を第三者に開示または提供することはありません。お客様の信頼に基づいてお預かりした情報であることを重く受け止め当社内部での取扱いについても閲覧権限を必要最小限に限定し目的外の共有を防止します。紹介業務や渡航支援など国際婚活支援には外部との連携が想定される場面がありますがその場合であっても法令又はお客様の同意その他正当な根拠がない限り無断で提供することはありません。
ただし次の場合は除きます。お客様の権利利益に配慮しつつ法令上又は業務上やむを得ない範囲で対応します。
- ご本人の同意がある場合。紹介相手又は関係機関へ必要情報を提供することに同意いただいた場合を含みます
- 警察からの要請など官公署からの要請の場合。法令に基づく照会提出命令その他公的要請に対応する場合を含みます
- 法律の適用を受ける場合。裁判所行政機関その他権限ある機関の手続に従う必要がある場合を含みます
●第５条 個人情報の管理について
当社はお客さまの個人情報を正確かつ最新の状態に保つよう努め個人情報への不正アクセス紛失破損改ざん漏洩などを防止するためセキュリティシステムの維持管理体制の整備社員教育の徹底その他必要な措置を講じ安全対策を実施し個人情報の厳重な管理を行います。管理にあたっては紙媒体と電子媒体の双方を対象とし保管場所への立入り管理端末の利用制限通信手段の確認記録の管理廃棄方法の整備など実務的な安全措置を講じます。また国際的な手続や複数の関係者が関与する場面においても情報の授受方法に注意し誤送信や誤共有の防止に努めます。
●第６条 個人情報の開示
当社は本人から個人情報の開示を求められたときは本人確認を行った上で遅滞なくこれを開示いたします。ただし個人情報を開示することにより次のいずれかに該当する場合にはその全部または一部を開示しないことがあります。当社が開示しないことを決定した場合にはその旨を遅滞なく本人に通知いたします。開示の方法については法令社内手続情報の性質安全管理上の必要性などを踏まえて合理的な方法を選択します。
- 本人または第三者の生命身体財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
- 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
- その他法令に違反することとなる場合
当社は会員本人の個人情報について訂正利用停止消去を求められたときは本人確認および請求内容の確認を行った上で当社規程に基づき速やかに対処いたします。登録情報に誤りがある場合や利用目的が終了した後の取扱いに疑問がある場合にも誠実に対応し必要に応じて修正削除その他の措置を講じます。お客様がご自身の情報の内容を適切に保つことは安全で円滑なサービス利用にとって重要であるため当社は申し出内容を確認した上で合理的な範囲において迅速に対応します。
●第８条 個人情報の利用停止等
当社は本人から個人情報が利用目的の範囲を超えて取り扱われているという理由または不正手段によって取得されたものであるという理由によりその利用の停止または消去（以下、利用停止等という）を求められた場合には速やかに必要な調査を実施しその結果に基づき個人情報の利用停止等を行いその旨を本人に通知します。ただし個人情報の利用停止等に多額の費用を要する場合その他利用停止等を行うことが困難な場合であって本人の権利利益を保護するために必要な代替措置をとれる場合にはこの代替措置を講じます。調査においては取得経緯利用状況保管状態関係記録などを確認し適法性と必要性の双方を踏まえて判断します。
●第９条 個人情報保護方針の見直し・改定
当社では個人情報保護に関する規定について社会情勢法令の改正業務内容の変化情報管理手法の進展などを踏まえて適宜見直しを行います。お客様の個人情報をより適切に保護するため必要に応じて本方針を改定する場合があります。改定後の方針は当社が適切と判断する方法により周知しその後の本サービスの利用に関して適用されるものとします。継続的な改善を通じてお客様に安心してご利用いただける環境の維持に努めます。
●第１０条 個人情報保護に関するお問い合わせ先
国際婚活支援会
代表 ファム・ティ・トー・オアン